Chequeo de Inventario en bibliotecas con un teléfono inteligente

Propongámonos de momento, utilizar para una tarea tan rutinaria como el chequeo de inventario, un dispositivo tan común en nuestros días  y cuyas capacidades en algunos casos se equiparan a las de una computadora portátil; El teléfono inteligente, gana cada día, más y más terreno en las poblaciones.

Con ello en mente, abordemos la propuesta del capítulo anterior en éste blog “Sistema de gestión de bibliotecas OpenBiblio”, considerando  aprovechar la tecnología para generar datos que, procesados de forma manual nos tomaría mucho tiempo y ocuparía al recurso humano por periodos más prolongados; El chequeo de inventario de nuestra colección impresa, realizado de manera rápida y eficiente utilizando para ello, el Sistema de Gestión OpenBibllio y MobileInventory, una aplicación diseñada para teléfonos inteligentes, en pocos pasos.

• Exportar en formato CSV el inventario de nuestra colección impresa utilizando OpenBiblio en una computadora.
• Generar un listado de códigos de barras utilizando un teléfono intelligente y la aplicación MobileInventory.
• Cotejar mediante una fórmula el inventario inicial (computadora) y el listado de chequeo (teléfono inteligente).
•  Analizar resultaos para establecer coincidencias= existencia o faltante de materiales impresos.

Manos a la obra: Luego de generar nuestra base de datos y gestionarla con OpenBiblio/EspaBiblio, contamos con la posibilidad de generar inventarios en formato CSV (Valores separados por comas), tal reporte, podemos manipularlo de tal manera que, con el apoyo de una fórmula, nos permita obtener una comparativa entre las existencias actuales y el inventario inicial (fórmula utilizada para ello: CONTAR.SI).

Imagen de aplicación OpenBiblio  /Inventario

Con la aplicación “mobileinventory, la cual fue creada por la compañía Foton” instalada en el teléfono inteligente, nos es posible generar un inventario o lista de chequeo de barras, escaneando con la cámara del dispositivo móvil, el código previamente generado con OpenBiblio y adherido a la cubierta de cada libro para el control de circulación.

Código de barra generado con OpenBiblio (utilizado para generar listado con Teléfono inteligente).

Luego nos será posible realizar una comparativa y establecer las coincidencias (presencia física de los libros en anaqueles).  Abriremos nuestro inventario obtenido en OpenBiblio en Excell y dejaremos una columna libre para los datos del móvil.

Capturas de pantalla, aplicación MobileInventory

Luego de obtenidos los datos de todos los libros existentes en los anaqueles (con la aplicación Mobileinventory), exportaremos el resultado desde el teléfono en formato CSV, cortaremos la columna de código de barras, y la pegaremos a la par de los datos generados con OpenBiblio, esto con la idea de establecer una coincidencia o tener una referencia para establecer la existencia de cada libro consignado en el inventario.

Capturas de pantalla proceso en Excell

En pocas palabras, tendremos columnas de datos de dos aplicaciones diferentes, OpenBiblio, con la cual generaremos datos de la computadora y Mobileinventory, con la cual obtendremos datos apoyados con el teléfono inteligente, luego finalmente haremos uso de una hoja electrónica (Excell, en la computadora)y la fórmula “CONT.SI”, para establecer  el número de coincidencias, lo cual equivale a la presencia física en estanterías vs el registro en el inventario.

Resultado de la búsqueda de coincidencias en  Excell

Razones para realizar este proceso: Uno de los recursos más escasos en nuestras Biblliotecas es el tiempo; si además se cuenta con poco recurso humano, la generación de datos e información y el uso de los mismos, de dispositivos electrónicos y de aplicaciones gratuitas, resulta ser una buena solución para gestionar nuestras colecciones y en el caso ejemplificado realizar el inventario periódico de nuestros ejemplares.

Ideas clave:
-Automatización
-Aprovechamiento
-Teléfonos inteligentes
-Inventario

Glin Oliva